Cách viết email tiếng Anh chuyên nghiệp, đúng chuẩn

Cách viết email tiếng Anh theo cấu trúc đúng chuẩn

Việc viết email bằng tiếng Anh trong môi trường công việc không chỉ giúp bạn giao tiếp hiệu quả mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp. Một email tốt cần tuân thủ cấu trúc chuẩn mực và sử dụng ngôn ngữ lịch sự, dễ hiểu. Dưới đây là các phần quan trọng khi viết email tiếng Anh chuyên nghiệp.

1. Greeting – Phần chào hỏi

Phần chào hỏi là bước đầu tiên trong email, thể hiện sự tôn trọng và sự chuyên nghiệp của bạn. Bạn có thể chọn các cách chào hỏi sau:

• Dear [Tên người nhận]: Dùng cho những người bạn không quen hoặc trong môi trường công việc.
• Hi [Tên người nhận]: Phù hợp cho những người bạn đã có mối quan hệ thân thiết.

Ví dụ:

• Dear Mr. Smith,
• Hi John,

2. Opening comment – Phần hỏi thăm

Phần này giúp tạo không khí thân thiện trong email. Để tránh làm email trở nên quá khô khan, bạn có thể thêm câu hỏi thăm, đặc biệt là trong các tình huống không phải công việc.

Ví dụ:

• I hope you're doing well.
• I trust you're having a great day.

3. Introduction – Giới thiệu lý do viết email

Ngay sau phần hỏi thăm, bạn cần đi vào lý do chính của email. Phần này nên rõ ràng, ngắn gọn để người nhận dễ dàng hiểu được mục đích của email.

Ví dụ:

• I'm writing to inform you about...
• I would like to inquire about...

4. Main point – Nội dung chính

Đây là phần quan trọng nhất trong email. Nội dung cần được trình bày một cách chi tiết, dễ hiểu và rõ ràng. Nếu cần, bạn có thể chia thành các đoạn văn ngắn để người nhận dễ dàng theo dõi.

Ví dụ:

• As discussed in our previous meeting, I would like to confirm the details of...
• Please find attached the document for your review.

5. Concluding sentence – Kết thúc email

Sau khi trình bày nội dung chính, bạn cần kết thúc email một cách lịch sự. Các câu kết thúc có thể là lời cảm ơn hoặc hy vọng có thể tiếp tục nhận phản hồi.

Ví dụ:

• Thank you for your time and consideration.
• I look forward to hearing from you soon.

6. Signing off – Ký tên

Cuối cùng, bạn kết thúc email bằng cách ký tên hoặc sử dụng một câu kết thúc lịch sự. Những cách ký tên phổ biến là:

• Best regards
• Sincerely
• Kind regards

Ví dụ:

• Best regards,
  [Your Name]

Từ viết tắt thông dụng khi viết email tiếng Anh

Trong email công việc, một số từ viết tắt giúp tiết kiệm thời gian và không làm mất đi tính chuyên nghiệp. Dưới đây là một số từ viết tắt thường gặp:

• FYI – For Your Information (Để bạn biết)
• ASAP – As Soon As Possible (Càng sớm càng tốt)
• ETA – Estimated Time of Arrival (Thời gian dự kiến đến)
• TBA – To Be Announced (Sẽ thông báo sau)
• RSVP – Répondez s’il vous plaît (Vui lòng phản hồi)

Mẫu câu thông dụng khi viết email tiếng Anh

Dưới đây là một số mẫu câu thông dụng bạn có thể áp dụng trong các tình huống khác nhau:

• Giới thiệu lý do viết email:
• I'm writing to ask about...
• I would like to follow up on...
• Please allow me to introduce myself...
• Yêu cầu và đề nghị:
• Could you please send me...
• I would appreciate it if you could...
• Would you mind letting me know...
• Kết thúc email:
• Thank you for your cooperation.
• Please do not hesitate to contact me.

Mẫu câu tiếng Anh thương mại khi viết email trao đổi công việc

Các mẫu câu dưới đây rất hữu ích trong việc trao đổi công việc qua email:

• Mời tham gia cuộc họp:
• We would like to invite you to attend a meeting on...
• Please let us know if you are available for a meeting at your earliest convenience.
• Xin lỗi trong công việc:
• I apologize for the delay in responding to your email.
• Sorry for any inconvenience caused.
• Phản hồi email:
• Thank you for your email. I will get back to you shortly.
• I have reviewed your message and will respond accordingly.

Bài mẫu viết email tiếng Anh chuyên nghiệp

Mẫu email tiếng Anh phản hồi kết quả tuyển dụng

Subject: Interview Result – [Your Name]
Dear Mr. Smith,

I hope you're doing well.

I am writing to thank you for the opportunity to interview for the [position name] at [company name]. I truly appreciate the time and effort you and your team put into the interview process.

After careful consideration, I would like to inform you that I am excited to accept your offer for the position. Please let me know the next steps.

Thank you again for your consideration.

Best regards,
[Your Name]

Mẫu email tiếng Anh mời dự họp

Subject: Invitation to Meeting – [Date]
Dear [Recipient's Name],

I hope this email finds you well.

I would like to invite you to attend a meeting scheduled for [date and time]. The agenda will include [briefly mention agenda].

Please confirm your availability at your earliest convenience.

Looking forward to your response.

Best regards,
[Your Name]

Mẫu email tiếng Anh xin lỗi

Subject: Apology for [Issue]
Dear [Recipient's Name],

I sincerely apologize for the inconvenience caused by [issue]. It was not our intention, and we are taking immediate steps to resolve the situation.

Thank you for your understanding, and I assure you that we will do everything we can to prevent this from happening again.

Kind regards,
[Your Name]

Mẫu email tiếng Anh phàn nàn

Subject: Complaint Regarding [Issue]
Dear [Recipient's Name],

I am writing to express my dissatisfaction with [issue]. This situation has caused significant inconvenience, and I would appreciate it if you could resolve it as soon as possible.

Please let me know how you intend to address this matter.

Sincerely,
[Your Name]

Lưu ý cần nắm khi viết email tiếng Anh

• Chú ý ngữ pháp và chính tả: Đảm bảo email không có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp để tạo ấn tượng tốt với người nhận.
• Giữ email ngắn gọn: Đừng làm email quá dài, hãy giữ nội dung đơn giản và dễ hiểu.
• Sử dụng ngôn ngữ lịch sự: Đặc biệt là khi viết email trong môi trường công việc, hãy sử dụng ngôn ngữ lịch sự, tránh sử dụng từ ngữ quá suồng sã.

Kết luận

Việc viết email chuyên nghiệp sẽ giúp bạn giao tiếp hiệu quả và tạo ấn tượng tốt trong công việc.