Bí quyết viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp và đơn giản

Trong thời đại công nghệ số, kỹ năng viết email bằng tiếng Anh đã trở thành một công cụ giao tiếp không thể thiếu trong môi trường học tập và làm việc. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những bí quyết quan trọng để viết email tiếng Anh một cách chuyên nghiệp và đơn giản, giúp bạn tự tin hơn trong giao tiếp quốc tế.

1. Cách viết email bằng tiếng Anh

Cách viết email bằng tiếng Anh

1.1 Phần Greeting – Chào hỏi

Lời chào mở đầu là ấn tượng đầu tiên của bạn trong email. Hãy chọn lời chào phù hợp với mối quan hệ giữa bạn và người nhận:

• Formal: "Dear Mr./Ms./Dr. [Tên]," hoặc "Dear [Chức vụ],"
• Semi-formal: "Hello [Tên]," hoặc "Hi [Tên],"
• Informal: "Hi," hoặc "Hey,"

Lưu ý: Nếu bạn không biết tên người nhận, có thể sử dụng "To whom it may concern," hoặc "Dear Sir/Madam,"

1.2 Opening comment – Hỏi thăm

Sau lời chào, một câu hỏi thăm ngắn gọn sẽ tạo không khí thân thiện:

• "I hope this email finds you well."
• "I trust you're having a great week."
• "I hope you're doing well."

1.3 Introduction – Lý do viết thư

Giới thiệu ngắn gọn về lý do bạn viết email:

• "I am writing to inquire about..."
• "I'm reaching out regarding..."
• "I wanted to follow up on our previous conversation about..."

1.4 Main point – Nội dung chính

Đây là phần quan trọng nhất của email. Hãy trình bày rõ ràng, ngắn gọn và có cấu trúc:

• Sử dụng các đoạn văn ngắn và dễ đọc
• Sử dụng bullet points nếu cần liệt kê nhiều điểm
• Tập trung vào thông tin quan trọng và tránh lan man

1.5 Concluding sentence – Kết thúc thư

Tóm tắt nội dung chính hoặc nêu rõ bước tiếp theo:

• "I look forward to hearing from you soon."
• "Please let me know if you need any further information."
• "I would appreciate your feedback on this matter."

1.6 Signing off – Ký tên

Kết thúc email bằng lời chào phù hợp:

• Formal: "Sincerely," "Best regards," "Yours faithfully,"
• Semi-formal: "Kind regards," "Best wishes,"
• Informal: "Cheers," "Thanks," "Take care,"

Sau đó, ký tên của bạn.

2. Mẫu viết email bằng tiếng Anh được đánh giá cao

Mẫu viết email bằng tiếng Anh

2.1 Viết email xin việc bằng tiếng Anh

Subject: Application for [Vị trí] - [Tên của bạn]

Dear [Tên người nhận],

I hope this email finds you well. I am writing to express my strong interest in the [Vị trí] position at [Tên công ty], as advertised on [Nơi bạn thấy thông tin tuyển dụng].

As a [Chuyên ngành] graduate from [Trường đại học] with [X] years of experience in [Lĩnh vực liên quan], I believe I would be a valuable addition to your team. My skills in [Kỹ năng 1], [Kỹ năng 2], and [Kỹ năng 3] align well with the requirements of this position.

I have attached my resume and cover letter for your review. I would welcome the opportunity to discuss how my experiences and skills could contribute to [Tên công ty]'s success.

Thank you for your time and consideration. I look forward to hearing from you.

Best regards,

[Tên của bạn]

2.2 Viết email bằng tiếng Anh gửi cho bạn

 Hey [Tên người bạn],

How's it going? I hope you're doing well. I just wanted to drop you a quick note to [Lý do viết email, ví dụ: catch up / invite you to an event / ask for a favor].

[Nội dung chính của email]

Let me know what you think. It would be great to [Đề xuất hành động tiếp theo, ví dụ: hear back from you / meet up soon / get your help].

Take care!

[Tên của bạn]

2.3 Cách viết email phản hồi bằng tiếng Anh

Dear [Tên người gửi],

Thank you for your email regarding [Chủ đề]. I appreciate you taking the time to [Lý do của email trước, ví dụ: share your concerns / provide feedback / inquire about our services].

[Phản hồi chi tiết về vấn đề được nêu ra]

If you have any further questions or need additional clarification, please don't hesitate to ask. I'm here to help.

Best regards,

[Tên của bạn]

2.4 Mẫu thư xin lỗi bằng tiếng Anh

Dear [Tên người nhận],

I am writing to sincerely apologize for [Lý do xin lỗi, ví dụ: the delay in our project delivery / the misunderstanding during our last meeting / the inconvenience caused].

[Giải thích ngắn gọn về tình huống]

I understand the impact this has had on [Ảnh hưởng đến người nhận hoặc công việc], and I take full responsibility for this error. To ensure this doesn't happen again, I have [Biện pháp khắc phục].

Please let me know if there's anything else I can do to make amends. I value our [relationship/partnership] and am committed to regaining your trust.

Sincerely,

[Tên của bạn]

2.5 Mẫu thư mời họp bằng tiếng Anh

Subject: Meeting Invitation: [Chủ đề cuộc họp]

Dear [Tên người nhận],

I hope this email finds you well. I would like to invite you to attend a meeting to discuss [Chủ đề cuộc họp].

Date: [Ngày]

Time: [Giờ]

Location: [Địa điểm hoặc link meeting online]

Agenda:

1. [Mục 1]
2. [Mục 2]
3. [Mục 3]

Please confirm your attendance by [Ngày]. If you have any questions or need to propose an alternative time, please let me know.

I look forward to our meeting.

Best regards,

[Tên của bạn]

Kết luận 

Viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp không phải là một kỹ năng bẩm sinh mà là điều có thể học hỏi và rèn luyện. Bằng cách tuân thủ cấu trúc cơ bản, sử dụng ngôn ngữ phù hợp và thực hành thường xuyên, bạn sẽ nhanh chóng nâng cao khả năng giao tiếp bằng email của mình.

Nếu bạn muốn nâng cao kỹ năng viết email tiếng Anh của mình một cách toàn diện, hãy cân nhắc tham gia các khóa học tiếng Anh chuyên sâu. Trung tâm Anh ngữ AMES cung cấp nhiều khóa học đa dạng, từ cơ bản đến nâng cao, giúp bạn tự tin sử dụng tiếng Anh trong mọi tình huống giao tiếp, bao gồm cả viết email chuyên nghiệp.

Hãy liên hệ ngay với AMES English để được tư vấn:

• Hotline: 1800 2098
• Website: ames.edu.vn
• Fanpage: Anh ngữ AMES